A política por viagens corporativas é essencial para qualquer empresa qual preza pelo controle de custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos de viagens natural definidos otimiza rotinas, garante de que os gestores possam controlar ESTES gastos e que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é necessário de que a política de viagens faça Parcela do POR DIA a dia de quem realiza as viagens e de que o engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da política de viagens corporativas. Continue com a leitura e entenda o conceito e o passo a passo para construir e aplicar ESTES processos da política do viagens na sua própria empresa!
O de que é e qual a importância do uma política de viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes para o processo de viagens corporativas por uma empresa. Tem saiba como objetivo aumentar o compliance e controle por custos com viagens, além do prevenir erros em registros de despesas e orientar ESTES colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos os procedimentos de modo a a realizaçãeste de viagens representando a empresa. A partir de este processo do solicitaçãeste de serviços por viagem, às normas por valores por despesas e prestações por contas.
Este nosso Espécie por documento é crucial para de que colaboradores saibam saiba como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por sua própria vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Por qual deter uma política por viagens corporativas bem definida?
Você tem ideia por quanto tua empresa gasta em viagens corporativas? Esse tipo por controle nãeste é somente importante saiba como essencial para a saúde financeira do 1 negócio.
Seja viagem para fechar um contrato, para prestar um serviço, de modo a participar por 1 treinamento ou destemido compromisso corporativo, ter uma previsãeste por gastos e a certeza por que os reembolsos Seroada fabricados dentro dos padrões Pode vir a, inclusive, reduzir custos nenhumas deixar o conforto de lado ou diminuir este número por viagens.
A política do viagens corporativas entra tais como uma MANEIRA do padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo este fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado com muito Ainda mais assertividade.
Vale lembrar que a política deve tomar sentido usando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle por gastos e Duty of Care.
Utilizando o tempo, a política do viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando o assunto é viagem corporativa.
Este de que uma política de viagens corporativas precisa deter?
Uma política de viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua própria empresa. Para qual esta comunicação mesmo que efetiva, é preciso qual ao escrevê-la você leve em consideraçãeste para quem você está falando.
Assim sendo, de modo a evitar a má interpretação DE regras e o baixo engajamento, a sua própria política por viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que o presente documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste mesmo que alheio ao dia a POR DIA do viajante. Assim sendo possua os pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias de despesas eles podem vir a gastar;
• Mesmo que realista: A redução de custos é fundamental para seu programa por viagens, mas do nada adianta definir tetos de gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia para responder às próprias perguntas, entãeste seja breve e objetivo. Descreva ações em formato por passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Saiba como qualquer processo na sua própria empresa, certifique-se por de que é responsabilidade do algufoim validar se os membros da equipe estãeste usando a política e saiba como Pode vir a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta que a tua política do viagens possa ser aplicada em softwares de gestãeste do viagens, ESTES OBTs. Estas soluções são grandes aliadas para sua gestão, é importante que a política possa ser adaptada de modo a outros meios para além do documento do papel (ou PDF.).
⇒ Leia também: 3 dicas para atualizar seu programa por viagens corporativas
Passo a passo de modo a criar uma política de viagens corporativas
Uma excelente política do viagens corporativas é pensada de modo a qual ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Actualmente que você já sabe a importância do ter uma política por viagens corporativas natural definida, chegou a hora do conferir o passo a passo de modo a aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento do dados;
• Etapa 2: Retrato Destes viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento de viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política por viagens;
• Etapa 5: Sentido dos processos por solicitaçãeste, aprovação e prestação do contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma das etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento de dados
Previamente por arregaçar as mangas e começar a escrever a sua própria política de viagens, vamos disparar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma obrigatoriedade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, diversos setores têm interesse no resultado das políticas e processos por viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua própria empresa para discutir a política por viagens. Diferentes perspectivas enriquecem este documento e farãeste com de que ele atenda de forma integral às necessidades por todos ESTES envolvidos.
Aprecie certos perfis de que podem vir a ser convidados de modo a a discussão:
• CEO: Responsável através visãeste estratégica do Empreendimento, é importante de que a sua própria visão seja incluída pelo processo, para de que a política atenda às necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos de viagem comumente são o segundo maior custo por diversas empresas, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Nenhumas o viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é precisamente? O natural-estar, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial de modo a de que o objetivo das viagens mesmo que atingido;
• Lideranças DE áreas por Empreendimento interessadas: Quais os setores qual Ainda mais viajam na tua empresa? Traga os gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestão das viagens precisará garantir o cumprimento DE políticas e a eficácia de todo o programa de viagens, assim sendo é importante qual participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele que deverá cumprir a política de viagens. Sua visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Nosso feedback é extremamente importante.
Este levantamento por dados orientará a criaçãeste das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas saiba como: mfoiPOR DIA por gastos, tipos por despesas Muito mais usados, MODELOS de serviços, quais os setores de que Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas
Multiplos perfis do viajante pedem diferentes políticas do viagem.
É comum de que, mesmo com uma política de viagens definida, alguns grupos por viajantes tenham pontos fortes diferentes por outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relaçãeste às demais áreas.
Estes casos acabam a ser tratados saiba como exceções à Clique aqui regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde este caráter do exceção e utilizando isso perde-se este controle.
Assim sendo, nãeste possua medo de produzir políticas diferentes por tratado usando o perfil Destes grupos por viajantes. Blogar simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas, Muito mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
Este perfil do viajante Têm a possibilidade de ser identificado na fase por levantamento do dados e construído usando base diversos critfoirios, como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos positivos específicos;
Para além do perfil Destes viajantes, é necessário compreender qual o retrato de Empreendimento da tua empresa.
O foco das AS SUAS viagens é usando objetivos comerciais, qual podem possibilitar ser planejados utilizando maior antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutençãeste por Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As características do seu negócio serão relevantes para definir as normas do viagem de seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento de viagens
Este orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma informação importantíssima de modo a a construção DE regras por viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de Empreendimento ou por tipo de despesa.
Este nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, porém será preciso que este processo de gestãeste de serviçESTES e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a definição das regras de despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização dos custos do viagem.
⇒ Conheça os 5 passos para 1 Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas
Actualmente de que você já sabe quais os tipos do viajantes, as características das viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, como a emissãeste de aéreos, são reservados e pagos antes que o colaborador embarque. Contudo existem outras despesas, saiba como alimentação e táxi, realizadas em a viagem, que nãeste sãeste pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual este recurso de que o viajante usará? Esta definição é importante como impacta no fluxo do reembolsos e prestação de contas, e até precisamente no orçamento familiar de seus colaboradores.
Aqui estão algumas pontos de atençãeste de modo a se considerar ao definir o tipo de recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso do despesas: Este seu colaborador tem habilidade financeira de modo a arcar com estas despesas e esperar até de que o ciclo do aprovações termine para arrecadar este valor de volta?
Caso a tua intenção mesmo que trabalhar unicamente utilizando este reembolso de despesas, recomendamos qual você repense. Em geral, trabalhar mal com este reembolso do despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores de que ficam usando o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento para a realizaçãeste DE despesas dos colaboradores evita este comprometimento do recursos próprios Destes viajantes, contudo exige 1 controle ainda Ainda mais preciso Derivado do as despesas.
O recurso da empresa precisa ser justificado, portanto a prestação do contas é um processo importantíssimo. Para além disso, o meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você pode entender mais Derivado do meios do pagamento por adiantamentos neste artigo e A cerca de ESTES riscos deste processo pelo artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: como conter os riscos?
• Cartãeste de empréstimo corporativo: Esta opção além por nãeste comprometer o salário do colaborador, não compromete o caixa da tua empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade de caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliaçãeste por inúmeras faturas por cartão de empréstimo É possibilitado a ser um desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Por isso, procure por uma solução qual permita conciliar suas faturas utilizando a prestação do contas dos colaboradores, Nesse caso este processo se torna Muito mais necessário e simplificado.
Defina regras para cada Genero de custo do viagem
Nas regras por despesas é essencial definir ESTES limites de maneira clara, levando em consideração as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Que Espécie de despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um dos recursos cedidos pela empresa para remunerar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas utilizando bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste são reembolsáveis. Porém Andam outras possibilidades, saiba como as despesas de café da manhã, quando o hotel contratado possuir este serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
O nível de detalhamento desta definição dependerá do histórico dos seus viajantes. No passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes do despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas serão englobadas em sua própria política por viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas mais comuns nas viagens por seus colaboradores? Quantos dias em méPOR DIA eles passam nos destinos? ESTES hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos pelo balcão?
Já os valores estipulados para cada Espécie por despesa podem possibilitar ser definidos com base na média histórica Destes seus viajantes e informações do mercado. ESTES benchmarks sãeste recursos valiosos para entender quanto empresas semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto para as despesas, mas nãeste restrinja suas opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites do gastos, o viajante se sente Muito mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir às políticas usando mais facilidade.
Aprecie certos pontos relevantes A respeito de ESTES principais ESTILOS por despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir o valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste este custo do alimentação em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os 2 cenários é gigantesca, deter políticas variados poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte o custo por refeições em sites tais como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma mé especialmentedia do valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras sobre categoria do veículo e horário DE corridas podem possibilitar ser Muito mais assertivas e disparar Ainda mais controle. Estas políticas Muito mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio por contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas para a gestãeste de múltiplos aplicativos do mobilidade urbana, qual permitem a comparação entre vários fornecedores.
Este importante nesta Classe por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso por km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos este custo de desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A respeito de despesas com quilometragem, explicamos tais como construir este valor por km rodado. Clique aqui de modo a lê-lo na íntegra.
ServiçESTES do viagem
As políticas de modo a a contratação do serviços por viagem englobam tanto este processo de solicitaçãeste, quanto limites de valores permitidos.
Apesar do cada serviço por viagem deter suas particularidades, regras do antecedência de modo a solicitação eram 1 ponto comum entre todos ESTES ESTILOS por serviçeste, já qual em global garantem melhores tarifas.
Hoje, com as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu amplamente. Permitir a adquire por tarifas flexíveis, pode evitar perder o bilhete pelo caso por destemido imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle do custos em viagens. Veja a seguir exemplos por políticas do aéreos e hospedagens:
Aéreos
Quando falamos em aé especialmentereos, nem a todos os momentos este menor preço é o melhor preço, então cuidado com este nosso Género do política. Se o menor preço de afoireo for às 5h da manhã, você colocará de lado o natural-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora extra do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência por solicitação (caso faça sentido);
• Horário dos vôESTES selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela de hospedagem, é importante verificar ESTES seguintes tópicos de modo a a construção da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença por custo nas localidades;
• Tipo por quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE companhias nãeste exige mais este compartilhamento do quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste por hotéis com ou com café da manhã – Uma recomendaçãeste é optar sempre por opções usando café, pois as diferenças do tarifas costumam ser menores;
• Política de valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Tais como orientação e nãeste obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua acordo com fornecedores do serviços, nãeste deixe por especificá-los nas políticas e garantir qual estejam disponíveis para a comparação usando outros fornecedores.
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Etapa 5: Definição Destes processos do solicitação, aprovaçãeste e prestação de contas
Saiba como sabemos, a política por viagens funciona como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua própria empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual este procedimento para solicitar serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá atravessar. 1 processo padronizado facilita a gestão Destes pedidos, a compra e reserva de serviços, além de aumentar o controle sobre ESTES custos.
Da mesma FORMATO, descreva as regras para prestação por contas. Assim, seus viajantes saberãeste saiba como justificar seus gastos, usando todas as informações que seu time financeiro precisa para a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle do prestação do contas via planilhas, não são nada eficientes à medida de que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma solução para gestão de despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem de que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo por solicitações e aprovações em um único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.
Para além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas no momento da seleção Destes serviçESTES, minimizando ESTES custos por viagens e potencializando o seu controle e gestão.
⇒ Controle por políticas em planilhas de despesas: realmente funciona? Leia este artigo completo e descubra a melhor MANEIRA de validar AS SUAS políticas.
Etapa 6: Segurança e bem-estar
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a importância por deter orientações claras sobre saiba como proceder caso ocorram imprevistos.
Este natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a sua empresa. Portanto, dedique uma sessãeste em sua política de modo a descrever os procedimentos e contatos de emergência de modo a garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia identicamente conjuntamente: Duty of Care: o natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política por viagens corporativas
Actualmente qual você construiu sua política, o engajamento Destes colaboradores dependerá de uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Aqui estão algumas ideias de comunicação de modo a conscientização Acerca a política do viagens da empresa:
• Campanha de e-mails para todos os colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato do infográfico;
• Lembrete com as políticas um POR DIA antes das viagens;
• Validaçãeste automática do políticas pelo software por gestão por viagens;
• Aceite das políticas pelo software por gestão de viagens.